Comment réaliser un publipostage avec Google Workspace (Docs et Sheets)
1. Introduction
Imaginez que vous travaillez dans une entreprise qui organise un grand événement annuel. Vous avez besoin d’envoyer des invitations personnalisées à des centaines d’invités, chacune contenant des détails spécifiques tels que le nom de l’invité, la date et le lieu de l’événement. La tâche de créer manuellement chaque invitation pourrait prendre des jours, voire des semaines, et augmente le risque d’erreurs humaines.
C’est là que le publipostage entre en jeu. Le publipostage, également connu sous le nom de “mailing de fusion” ou “fusion et publipostage”, est un processus automatisé qui permet de créer et d’envoyer des documents personnalisés à un grand nombre de destinataires. Cette technique est largement utilisée dans le domaine professionnel pour générer des lettres, des étiquettes, des e-mails et d’autres types de documents, en intégrant automatiquement des informations spécifiques pour chaque destinataire.
Le principe de base du publipostage repose sur l’utilisation d’un modèle de document dans lequel des variables sont définies pour représenter les informations personnalisées, telles que le nom, l’adresse, l’e-mail ou toute autre donnée spécifique à chaque destinataire. Ces variables sont ensuite associées à une source de données, généralement une feuille de calcul, où les informations individuelles de chaque destinataire sont enregistrées.
En utilisant un logiciel de publipostage, tel que Google Docs et Sheets, le modèle de document est combiné avec la source de données pour générer automatiquement des copies uniques du document pour chaque destinataire. Cela permet d’économiser considérablement de temps et d’efforts par rapport à la création manuelle de documents individuels.
2. Avantages du publipostage
Le publipostage offre de nombreux avantages, notamment :
- Personnalisation : Chaque document est adapté aux informations spécifiques de chaque destinataire, ce qui crée une communication plus ciblée et pertinente.
- Productivité : Le processus automatisé permet de générer rapidement et efficacement des documents pour un grand nombre de destinataires.
- Exactitude : La probabilité d’erreurs est réduite car les données sont automatiquement récupérées à partir de la source de données.
- Flexibilité : Le publipostage peut être utilisé pour différents types de documents et dans divers contextes professionnels.
Cette technique est particulièrement utile pour des tâches telles que l’envoi de lettres de bienvenue aux nouveaux clients, la création de rapports personnalisés pour les employés, la diffusion d’e-mails de marketing ciblés, et bien plus encore. Le publipostage est un outil puissant pour améliorer l’efficacité et la personnalisation des communications professionnelles, ce qui en fait une compétence précieuse pour les professionnels de tous les secteurs.
Pour commencer, soyez sûr d’avoir ajouté les modules Mail Merge. Si ce n’est pas encore fait, voici comment faire
3. Effectuer le publipostage
- Pour commencer, vous devez créer votre source de données sur Google Sheets.
- Lancez Google Sheets et créez une nouvelle feuille de calcul. Donnez-lui un nom significatif pour faciliter l’identification ultérieure. Identifiez les champs requis : Réfléchissez aux variables personnalisées dont vous avez besoin dans votre document modèle. Par exemple, si vous envoyez des invitations à un événement, vous aurez probablement besoin des champs “Nom”, “Adresse”, “Date de l’événement”, etc. Définissez les en-têtes de colonnes correspondants pour chaque champ. Vérifiez la cohérence des données. Utiliser notre exemple
3. Rendez-vous sur Google Docs et créez un nouveau document vierge pour commencer votre document modèle. Concevez le document comme vous le souhaitez, en incluant le texte, les images, les tableaux, les graphiques ou tout autre élément que vous désirez. Gardez à l’esprit que certaines parties du document seront personnalisées pour chaque destinataire, donc, assurez-vous de laisser de la place pour les variables personnalisées. Utilisez notre exemple.
4. Accédez à votre document modèle dans Google Docs, puis cliquez sur “Extensions” > “Mail Merge” > “Start” (commencer). Vous verrez apparaître une barre latérale à droite de l’écran.
5. Dans la barre latérale, cliquez sur “Open Spreadsheet”, dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, sélectionnez la feuille de calcul contenant les données que vous souhaitez utiliser. Lorsque la feuille de calcul est importée, vous verrez une liste des en-têtes de colonnes de votre feuille de calcul (Merge Field). Associez chaque en-tête de colonne avec le champ correspondant dans le document modèle. Sélectionnez un champ et cliquez sur “Add” pour l’ajouter au document.
Publipostage d’emails
- Dans la barre latérale, Étendez le menu show Email Settings.
- Définissez le champ email correspondant, l’objet du mail ainsi que le nom qui doit être affiché.
- Cochez la case “Send Doc as PDF attachment” si vous aimerez envoyer votre document sous forme de PDF.
- Choisissez Merge To : Email puis cliquez sur Merge pour envoyer vos mails.
Publipostage de lettres
- Dans la barre latérale, Choisissez Merge To : Letters puis cliquez sur Merge pour créer vos lettres. Les lettres seront stockées dans un fichier google docs.
4. Personnaliser le publipostage
- Utiliser des conditions : Les conditions vous permettent de personnaliser le contenu du document en fonction des valeurs spécifiques dans votre feuille de calcul. Par exemple, vous pouvez utiliser une condition pour afficher un message spécial de bienvenue aux nouveaux clients et un autre message aux clients existants. Pour ce faire, insérez des balises de fusion conditionnelles dans le document modèle en utilisant la syntaxe *|element1|* *|element2|*.
2. Appliquer des filtres : Les filtres vous permettent de sélectionner des destinataires spécifiques en fonction de certaines conditions. Par exemple, vous pouvez filtrer les destinataires par ville, par catégorie ou par date d’inscription. Utilisez la fonction de filtrage dans la barre latérale du publipostage pour spécifier vos critères de sélection.
Tapez une lettre dans une cellule pour exclure une ligne de la fusion, dans notre cas, nous ne restons qu’avec trois destinataires.
5. Conclusion
Le publipostage avec Google Docs et Sheets est un outil puissant pour personnaliser et automatiser la diffusion de documents à un grand nombre de destinataires. En suivant les étapes de préparation des données dans Google Sheets, la création du document modèle dans Google Docs et l’exécution du publipostage, vous pouvez créer rapidement et facilement des documents personnalisés en série.
Avec la personnalisation avancée en utilisant des conditions et des filtres, ainsi que les options d’envoi par e-mail ou par impression, vous pouvez adapter votre communication en fonction des besoins spécifiques de chaque destinataire. Grâce à cette approche, vous améliorerez l’efficacité de vos envois tout en offrant une expérience plus pertinente à votre audience.
Que ce soit pour envoyer des invitations, des lettres, des étiquettes ou des e-mails personnalisés, le publipostage avec Google Docs et Sheets est un outil polyvalent qui peut être utilisé dans de nombreux contextes professionnels. Explorez et expérimentez avec les différentes fonctionnalités pour maximiser l’impact de vos communications et atteindre vos objectifs professionnels avec succès.
